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Verwendung nichtamtlicher Erklärungsvordrucke

Bei der Software zur Bearbeitung bzw. zur Erstellung der Einkommensteuererklärung (z.B. Steuersoftware von Home Data, ...) gehört es inzwischen zum Standard, daß mit dieser Software auch die Erklärungsvordrucke zur Einkommensteuer selbst erstellt bzw. gedruckt werden können.

Bisher war es jedoch zumindest bei einigen Finanzämtern üblich, diese Vordrucke nicht anzuerkennen. Die offizielle Anweisung an die Finanzämter legte bisher relativ strenge Maßstäbe bei selbst gedruckten Formularen an. Diese Maßstäbe ändern sich zum 1.1.1997. Der Wortlaut der offiziellen Anweisung vom 14.11.1996 an die Finanzämter unter Aktenzeichen IV A 6 - O 2250 - 112/96 / IV A 4 - S 0082 - 9/96:

Grundsätze für die Verwendung von Steuererklärungsvordrucken Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterung mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt folgendes:

  1. Amtlich vorgeschriebene Vordrucke

    Steuererklärungen sind nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben (§ 150 Abs. 1 AO). Amtlich vorgeschriebene Vordrucke sind:

    1. Vordrucke, die mit den von den zuständigen Finanzbehörden freigegebenen Druckvorlagen hergestellt worden sind (amtliche Vordrucke);
    2. Vordrucke, die nach dem Muster einer amtlichen Druckvorlage durch Druck, Ablichtung oder mit Hilfe von Datenverarbeitungsanlagen hergestellt worden sind (nichtamtliche Vordrucke).
  2. Verwendung nichtamtlicher Vordrucke

    Die Verwendung nichtamtlicher Vordrucke (Tz. 1.2) ist zulässig, wenn diese in der drucktechnischen Ausgestaltung (Layout), in der Papierqualität und in den Abmessungen den amtlichen Vordrucken entsprechen.

    Die Vordrucke müssen danach insbesondere

    • im Wortlaut, im Format und in der Seitenzahl sowie Seitenfolge mit den amtlichen Vordrucken übereinstimmen;
    • über einen Zeitraum von mindestens 15 Jahren haltbar sein;
    • beidseitig bedruckt und gut lesbar sein.

    Geringfügige Veränderungen der Zeilen- und Schreibabstände sowie des Papierformats sind zugelassen; der Gründruck kann durch entsprechende Graustufen ersetzt werden.

    Soweit die Seiten des vierseitigen Hauptvordrucks der Steuererklärung auf zwei getrennten Blättern gedruckt werden, sind sie dem amtlichen Vordruck entsprechend miteinander zu verbinden (z.B. durch Klebeheftung).

    Der nichtamtliche Vordruck muß eine Versicherung folgenden Wortlauts enthalten:
    "Ich versichere, daß diese Steuererklärung im Wortlaut mit dem amtlichen Steuererklärungsvordruck übereinstimmt."
    Soweit Unterscheidungsmerkmale für die Kennzeichnung nichtamtlicher Vordrucke vorgesehen sind, ist die entsprechende Eintragung vorzunehmen. Die Unterscheidungsmerkmale (z.B. Kennzahl und Wert) ergeben sich aus dem jeweiligen Vordruck.

  3. Grundsätze für das maschinelle Ausfüllen von Vordrucken

    1. Die für die Bearbeitung im Finanzamt erforderlichen Ordnungsangaben sind in dem dafür vorgesehenen Bereich (Vordruckfeld) im Kopf des Vordrucks anzugeben. Die Ordnungsangaben sind nach dem Format aufzubereiten, das für das Land vorgesehen ist, in dem die Steuererklärung abzugeben ist.
    2. Bei negativen Beträgen ist das Minuszeichen vor den Betrag zu setzen.
    3. Feldeinteilungen sind einzuhalten. Es ist zu gewährleisten, daß die maschinell vorgenommenen Eintragungen deutlich erkennbar sind (z.B. Fettdruck), die Zuordnung von Beträgen zu den Kennzahlen (Kz) eindeutig ist und die Kennzahlen nicht überschrieben werden.
  4. Schlußbestimmungen

    Dieses Schreiben tritt mit Wirkung vom 1.1.1997 an die Stelle des BMF-Schreibens vom 8.8.1984, BStBl 1984, Teil I, S. 454.

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