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Dienstreisen

Sie sind aufs Auto und aufs Steuernsparen angewiesen?
Reise einer Lehrerin als Werbungskosten, 96/2/0010 Einkommensteuer / Lohnsteuer
Wer viele Pläne hat, spart auch eine Menge Geld
Auf Reisen sollten Sie Beruf und Privatleben strikt trennen
Reisen bildet und spart Steuern
Wenn Ihr Privatauto auf Dienstreise ist
Nicht nur Sie werden beruflich beansprucht, auch Ihr Wagen
Das Finanzamt ist für Reisekosten nicht die erste Adresse
Haben Sie verschlafen, rechtzeitig die Belege zu sammeln?
Wenn einer eine Reise tut, dann sollte er etwas arbeiten
Bei Ihrer Reise ist alles inklusive, auch die Steuerersparnis
Flitterwochen sind keine Dienstreise
Das Unternehmen Zukunft spart Ihnen heute bares Geld
Ihr Fahrtenbuch liefert Ihnen jederzeit ein Alibi
Erwarten Sie nicht zuviel, dann werden Sie nicht enttäuscht
Steuerermäßigung ist nur ein Weg, Reisekosten zu erstatten
Nicht in 80 Tagen um die Welt, sondern an 40 im Betrieb
Viele Wege führen zur Steuerersparnis
Außer Spesen nichts gewesen? Dann zum Finanzamt
In 80 Tagen um die Welt ist nur mit Nachweis rentabel
Sonderzahlungen rentieren sich besonders
Erst wenn Sie Zuhause sind, sind Sie nicht mehr auf Reisen
Sie können unbefristet dienstlich verreisen
Steuern sparen am laufenden Kilometer
Auch Trucker sind auf Dienstreise
Auch Steuervorteile können geleast werden
Der Verbrauch Ihres Fahrzeugs interessiert auch den Staat
Nehmen Sie Kollegen und Steuervergünstigungen mit
Der Fiskus wünscht allzeit gute Fahrt

Sie sind aufs Auto und aufs Steuernsparen angewiesen?

Der Staat muß sparen. Bei Sozialabgaben, beim Wehretat oder auch bei den Steuervergünstigungen. Daher neigt das Finanzamt gern dazu, bei höheren Fahrleistungen die Kilometerpauschale von 0,30 EUR für Dienstreisen zusammenzustreichen. Dem sollten Sie aber begegnen. Führen Sie, wenn Sie mehr als 40.000 Kilometer im Jahr gefahren sind, doch einfach über einen repräsentativen Zeitraum den Einzelnachweis. So werden Sie dem Finanzamt verdeutlichen, daß Ihre Forderungen keineswegs aus der Luft gegriffen sind. Sie sollten dann auch einen erhöhten AfA-Satz als Sonderabschreibung für Ihr Auto veranschlagen. Denn schließlich wird bei der Fahrerei ja nicht nur Ihr Nervenkostüm beansprucht.

Reise einer Lehrerin als Werbungskosten, 96/2/0010 Einkommensteuer / Lohnsteuer

Eine ohne besonderen Anlaß (wie z.B. Halten eines Vortrags) durchgeführte Reise einer Lehrerin nach England ist dann nicht nahezu ausschließlich beruflich veranlaßt, wenn neben einem Ausflug am Wochenende von insgesamt zehn Arbeitstagen ein Tag sowie drei Nachmittage mit der Verfolgung allgemeintouristischer Zwecke verbracht werden.

EStG § 9 Abs. 1 Satz 1, § 12 Nr. 1., Urteil vom 21.8.1995 VI R 47/95, Vorinstanz: Niedersächsisches FG

Wer viele Pläne hat, spart auch eine Menge Geld

Beruflich sollten Sie immer ein Ziel vor Augen haben und wissen, wo es langgeht. Das ist in der Fremde für Ortsunkundige aber alles andere als einfach. Da hilft meist nur ein Blick auf den Plan. Und damit Sie dabei nicht auch noch auf den Preis achten müssen, sind auch Stadtpläne als Werbungskosten steuerbegünstigt. Berufliche Motive müssen allerdings ausschlaggebend gewesen sein. Ein Führer durch das Vergnügungsviertel von Amsterdam wird daher kaum anstandlos akzeptiert. Auch wenn Sie davon bisher keinen Plan hatten.

Auf Reisen sollten Sie Beruf und Privatleben strikt trennen

Richtig ist bei der Unterscheidung zwischen einer Dienstreise und dem Jahresurlaub, daß man es dem Finanzamt und nicht sich selbst leicht macht. Immer müssen die Fahrtkosten, Eintrittsgelder und Verpflegungsaufwendungen eindeutig dem beruflichen Bereich zuzuordnen sein. Erst dann werden die stressigsten und nicht die schönsten Wochen des Jahres anerkannt. Auf dem Traumschiff beim Kapitänsdiner eine Viertelstunde mit dem Steward gefachsimpelt zu haben, reicht da nicht.

Reisen bildet und spart Steuern

Wenn einer eine Reise tut, dann kann er was erzählen. Und er kann auch Steuern sparen. Denn selbst wenn die Studienreise nach Mallorca nicht primär beruflich veranlaßt ist, können Sie bestimmte Ausgaben wie Eintrittsgelder oder Fahrtkosten absetzen, wenn diese im Rahmen eines ausschließlich beruflich veranlaßten Reiseteils entstehen und klar von den anderen Reisekosten zu trennen sind. Sie sollten sich also in Ihrem Urlaub zumindest vorübergehend beruflichen Belangen widmen. Auch wenn Ihnen dann die eine oder andere Mißwahl oder Karaokeshow entgeht.

Wenn Ihr Privatauto auf Dienstreise ist

Ihr privater Wagen ist auch eine Reiselimousine für Dienstreisen. Fahrten, die Ihnen als berufliche Reisekosten entstehen, können sie daher steuermindernd geltend machen. Entweder über den Kilometer-Pauschsatz für Dienstreisen von 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer oder über die Höhe der tatsächlichen Kosten. Den Einzelkostennachweis müssen Sie dabei nur über ein Jahr penibel führen, um ihn dann in den Folgejahren weiterverwenden zu können. Er lohnt sich vor allem bei Neuwagen, bei denen noch Abschreibungen und Schuldzinsen einzubeziehen sind. Aber selbst Besitzer von Rostlauben aus dritter Hand sollten sich vielleicht nicht auf die Pauschalen verlassen. Denn wer weiß, wie viele Kilometer weit Ihr Auto noch kommt.

Nicht nur Sie werden beruflich beansprucht, auch Ihr Wagen

Berufliche Fahrtkosten lassen sich bei Ihrem Privatwagen auch auf die Gesamtkosten umlegen. Dazu legen Sie erst den Anteil der beruflichen Nutzung fest. Dann bestimmen Sie anhand dieser Berechnung den Teil der Gesamtkosten, der nun als berufsbedingt veranschlagt werden kann, und setzen diesen über die Absetzung für Abnutzung (AfA) ab. Bei PKW, die nach dem 1.1.1993 erstmals zugelassen wurden, üblicherweise über eine Nutzungsdauer von fünf Jahren verteilt. Bei sehr hohen jährlichen Fahrleistungen können Sie auch eine kürzere Nutzungsdauer plausibel machen. Etwa wenn Sie das mit Außendienst oder einer Tourenwagenmeisterschaft begründen.

Das Finanzamt ist für Reisekosten nicht die erste Adresse

Wen Sie nun bei der Erstattung Ihrer Reisekosten beanspruchen, ist nicht nur Geschmackssache. Denn durch die steuerliche Veranschlagung bekommen Sie natürlich nur einen Bruchteil Ihrer tatsächlichen Aufwendungen erstattet. Berechnungsformel: Höhe der Werbungskosten mal persönlichem Grenzsteuersatz. Einfacher und lukrativer ist es also, die Firma direkt zur Kasse zu bitten. Denn diese Erstattungen sind in den meisten Fällen steuerfrei. Wenngleich dann natürlich wieder das Gejammer über den Standort Deutschland losgeht.

Haben Sie verschlafen, rechtzeitig die Belege zu sammeln?

Die Unorganisierteren unter uns wird es freuen, daß horrende übernachtungskosten bei beruflicher Reisetätigkeit auch noch nach Verlust sämtlicher Belege als Werbungskosten abzugsfähig sind. Sie können sie einfach schätzen. Dazu müssen die Kosten aber zweifelsfrei, das heißt für das Finanzamt nachvollziehbar entstanden sein.

Wenn einer eine Reise tut, dann sollte er etwas arbeiten

Ob in unwirtliche Großstädte oder in veritable Urlaubsparadiese: Wohin Sie Ihr Fachkongreß führt, ist dem Finanzamt gleich. Wichtig ist für die Absetzung der Kosten lediglich, daß nach dem Anlaß der Reise, dem Programm und der tatsächlichen Durchführung eine private Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist. Eine Dienstbefreiung oder ein Sonderurlaub vom Chef und eine zurückhaltende Gesichtsblässe sind Ihrer Argumentation hier sehr förderlich. Eine gleichmäßige Kakaobräune hingegen nicht.

Bei Ihrer Reise ist alles inklusive, auch die Steuerersparnis

Nachweisliche Reisenebenkosten können Sie sich in voller Höhe vom Arbeitgeber erstatten lassen. Oder sie führen Sie unter der Rubrik Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung auf. Denn mit den reinen Fahrtkosten oder dem Flugticket ist es ja nicht getan. So sind Beförderungskosten, Versicherungsaufwendungen, Parkplatzgebühren, Zahlungen für die Gepäckaufbewahrung oder die Telefonrechnungen hinzuzurechnen. Die neue Badehose mit den Marinemotiven gehört hingegen nicht hierher.

Flitterwochen sind keine Dienstreise

Wenn Sie Ihre Freundin, die nicht im selben Betrieb tätig ist, als Seelentrösterchen mit auf Dienstreise nehmen, gilt es einiges zu beachten. Sie sollten nämlich vermeiden, daß das Finanzamt eine wesentliche private Mitveranlassung der Reise unterstellt - und Ihnen dann die gesamten Reisekosten streicht. Daher sollten Sie vom Staat nur die Kosten für ein Einzelzimmer im gewählten Hotel einfordern.

Das Unternehmen Zukunft spart Ihnen heute bares Geld

Wenn Sie als streßgeplagter Bundestagsabgeordneter des Wahlkreises Wiflingen-Mitte die ganze Woche in stressigen Ausschußsitzungen, aufreibenden Diätendebatten oder beim kraftraubenden Hinterbänklerwettrinken zubringen, müssen Sie nicht fürchten, daß Sie dann auch noch auf den Kosten für die entspannende Heimreise am Wochenende sitzen bleiben. Denn Bahnfahrkarten können ohne Ansehen der privaten Mitbenutzung prinzipiell von der Steuer abgesetzt werden. Zumindest wenn Ihr Büro immer fleißig die Belege gesammelt hat.

Ihr Fahrtenbuch liefert Ihnen jederzeit ein Alibi

Um jeden Zweifel über Ihre zurückgelegten Fahrtstrecken zu vermeiden, kann es sich auch lohnen, von vornherein ein Fahrtenbuch zu führen. In ihm listen Sie feinsäuberlich die Bewerbungsfahrten nach Datum, Kilometerstand vor und nach Antritt der Fahrt, Reiseziel und -route sowie nach Reisezweck und Gesprächspartner auf. Das Finanzamt erhält so einen hieb- und stichfesten überblick Ihrer Kosten und erkennt diese leichter an.

Erwarten Sie nicht zuviel, dann werden Sie nicht enttäuscht

Neigen Sie zu übertreibungen? Dann sollten Sie Ihre Fahrtkostenaufstellung lieber noch einmal kontrollieren. Denn nur wenn Sie bei Ihren Angaben auf dem Teppich bleiben, sind Sie auch vor übertriebenem Engagement der Finanzbehörden sicher. Versetzen Sie sich doch einfach in die Lage Ihres Sachbearbeiters. Würden Sie, wo Sie sich nun schon so lange kennen, Ihren Angaben Glauben schenken? Bei "Ja" liegen Sie richtig, bei "Nein" sollten Sie Ihre Auflistung noch einmal überarbeiten. Am besten wäre es natürlich, wenn Sie für jede Notiz Ihres Fahrtenbuches ein Einladungsschreiben und nicht nur Beteuerungen vorzuweisen hätten.

Steuerermäßigung ist nur ein Weg, Reisekosten zu erstatten

Neben den Reisekosten kann auch das gesamte Drumherum der Reise unter den Werbungskosten als sog. Reisenebenkosten geltend gemacht werden. Die Beförderung und die Aufbewahrung von Gepäck, die Reisegepäckversicherungen, die Telefonate, die Kosten und Gebühren für Straßenbenutzung und Parkplatz und mögliche Unfallkosten: alles, was direkt oder indirekt mit dem Vorstellungstermin verbunden ist, kann abgesetzt werden. Noch besser ist es, wenn Ihnen die Firma, bei der Sie den Termin haben, die Kosten ersetzt, denn dann kann man diese Erstattungen steuerfrei einstreichen. Sie müssen dazu aber dem Unternehmen Unterlagen vorlegen, aus denen die tatsächlichen Kosten ersichtlich sind. Souvenirs wie den Kölner Dom im Schnee werden Sie daher wohl immer noch aus eigener Tasche bezahlen müssen.

Nicht in 80 Tagen um die Welt, sondern an 40 im Betrieb

Fiskalisch sollten Sie auch bei ständiger beruflicher Reisetätigkeit wissen, wohin Sie gehören. Und zwar ins Büro Ihrer Firma. Für jeweils vier Stunden an zumindest 40 Tagen im Jahr. Und diese Heimateinsätze sollten Sie sich dann noch von Ihrem Arbeitgeber bestätigen lassen. Schon werden Sie steuerlich nicht mehr unter Einsatzwechsel- oder Fahrtätigkeit, sondern als Dienstreisender verbucht und können dementsprechend höhere Fahrtkosten- und Verpflegungspauschalen beanspruchen. Und das erleichtert den Abschied von Ihrem Büroficus natürlich ungemein.

Viele Wege führen zur Steuerersparnis

Bei der Planung Ihrer Dienstreise gilt nicht allein die kürzeste Verbindung als steuerlich absetzungsfähig. Auch längere Wege können veranschlagt werden. Sie müssen dann nur nachweisen, daß die von Ihnen auserkorene Strecke nachweislich die verkehrsgünstigere Verbindung ist. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn nachweisliche Verkehrsknotenpunkte wie der Kölner Ring, die A1 vor Bremen oder die laute Straße vor Ihrem Fenster wegen Staugefahr umfahren werden. Dennoch sollten Sie sich scheuen, Wuppertal-Elberfeld über Fürstenfeldbruck anzusteuern.

Außer Spesen nichts gewesen? Dann zum Finanzamt

Und wenn Sie mit Ihrer Spesenrechnung bei Ihrem Vorgesetzten abgeblitzt sind, können Sie es immer noch beim Finanzamt probieren. Denn berufliche Reiseaufwendungen, die Ihnen die Firma nicht erstattet, können Sie immer noch unter den Werbungskosten aufführen. Aber nur auf Grundlage der tatsächlich entstandenen Kosten und in Einzelfällen, wie den Verpflegungskosten, nur bis zu bestimmten steuerlichen Höchstbeträgen.

In 80 Tagen um die Welt ist nur mit Nachweis rentabel

Wenn Sie beruflich viel unterwegs sind, wird man am Ende der Reise von Ihnen nicht nur Umsätze erwarten. Auch eine genaue Abrechnung der Fahrten müssen Sie, wenn Sie wirklich Steuern sparen wollen, vorzuweisen haben - am besten in einem Fahrtenbuch mit Datum, den Tachoständen, dem Reiseziel, der Reiseroute, dem Reisezweck, der besuchten Firma, dem Ansprechpartner und den gefahrenen Kilometern. Sollten Ihnen diese Angaben nicht möglich sein, gibt es einen Richtwert, an dem Sie Ihre persönlichen Aufwendungen ausrichten können: den angestellten Versicherungsvertreter. Das Finanzgericht Saarland hat nämlich für ihn in einem Urteil vom 27.2.1996 (Aktenzeichen: 1K 42/95) seine beruflichen Fahrtkosten bei etwa 1.000 EUR monatlich taxiert. Alle Innendienstler rangieren entsprechend darunter, Charaktere von Jules Verne darüber.

Sonderzahlungen rentieren sich besonders

Zu Beginn eines Leasingvertrages sind häufig hohe Sonderzahlungen fällig. Horrende Geldsummen oder wichtige Gliedmaße wechseln den Besitzer. Diese Beträge können Sie jedoch vom Finanzamt sofort in voller Höhe veranschlagen lassen. Vorausgesetzt, Sie sind des öfteren als Handelsreisender Ihrer Firma im eigenen Wagen unterwegs.

Erst wenn Sie Zuhause sind, sind Sie nicht mehr auf Reisen

Die Länge einer Dienstreise bemißt sich nicht nach den geschäftlichen Terminen. Sie beginnt mit dem Verlassen der eigenen vier Wände und endet, wenn man glücklich heimgekehrt ist. Ungeachtet, ob sich die Sache aufgrund von widrigen Witterungsbedingungen, schlechten Verkehrsverbindungen oder minderbemittelten Verkehrsteilnehmern verzögert hat. Denn das alles sind beruflich veranlaßte Umstände, die Sie von Zuhause und der üblichen Arbeitsstätte ferngehalten haben.

Sie können unbefristet dienstlich verreisen

Als Dienstreise sind nicht nur kurzfristige Kundenbesuche, sondern auch langfristige Montagen zu verstehen. Wenn Sie außerhalb Ihrer angestammten Wohnung oder Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte tätig werden und dennoch zumindest einen Teil Ihrer Stunden im Firmensitz verbringen. Dann können Sie für eine Frist von drei Monaten die anfallenden Ausgaben als Dienstreise absetzen. Bei jedem Wechsel der Tätigkeitsstätte berechnet sich diese Frist neu.

Steuern sparen am laufenden Kilometer

Wenn sich also schon durch die Art Ihres Berufes die Tätigkeit laufend örtlich verändert, gilt die Dreimonatsfrist nicht. Beim Bau von Autobahnen, Hochspannnungsleitungen oder Eisenbahngleisen kann man sich daher sehr lange in Form der Dienstreisekosten Vergünstigungen verschaffen. Auch Außendienstler, die langfristig an täglich mehrmals wechselnden Orten innerhalb einer Gemeinde oder deren Umgebung arbeiten, können von dieser Regelung profitieren. Im Grunde reicht dann die Verlegung der Tätigkeit von Tür zu Tür.

Auch Trucker sind auf Dienstreise

Auch wer mit einem 20-Tonner hunderttausend Schokoriegel in den Osten fährt, befindet sich auf Dienstreise. Zumindest, was die Verpflegung angeht. Denn, auch wenn man keine feste Arbeitsstätte vorzuweisen hat, kann man wie ein Dienstreisender die erhöhten Pauschalen für den Verpflegungsaufwand einstreichen. Von der Currywurst bis zum T-Bone-Steak, alles ist abzugsfähig. Und für genug Süßes ist ja bereits gesorgt.

Auch Steuervorteile können geleast werden

Leasing-Raten für beruflich genutzte Fahrzeuge sind Bestandteil der Gesamtkosten und damit anteilig der beruflichen Nutzung abzugsfähig. Dieser Anteil des Leasings ist bei der Berechnung Ihres individuellen Kilometersatzes für Dienstreisen zu berücksichtigen. Das Finanzamt hilft Ihnen also, auch wenn Sie beruflich unterwegs sind, sich Ihren Traum vom eigenen Wagen zu finanzieren.

Der Verbrauch Ihres Fahrzeugs interessiert auch den Staat

Nicht nur die Führerscheine sind in bestimmte Klassen unterteilt, sondern auch die Fahrtkostenpauschalen für die Anreise zum Vorstellungsgespräch. So können Sie für einen 0,30 EUR, für ein Motorrad oder einen Motorroller 0,13 EUR, für ein Moped oder ein Mofa 0,08 EUR und für das Fahrrad 0,05 EUR pro gefahrenem Kilometer veranschlagen. Kraftstoff wird also sehr viel besser vergütet als Kraftanstrengung.

Nehmen Sie Kollegen und Steuervergünstigungen mit

Keiner reist gerne allein. Daher werden bei Dienstreisen Fahrgemeinschaften gefördert. Denn für jeden Kollegen oder jede Kollegin, die Sie in Ihrem Kraftfahrzeug oder oder auf Ihrem Zweirad mitnehmen, erhöht sich der Kilometersatz um 0,02 EUR. Als Besitzer eines Kleinbusses könnten Sie also mit einer zwölfköpfigen Drückerkolonne ordentlich Geld machen.

Der Fiskus wünscht allzeit gute Fahrt

Ein eigenes Auto verursacht viele Kosten. Es bietet damit auch viele Möglichkeiten der Steuerersparnis. Der Sprit, die Wartung und die Reparatur, die eigene Garage, die Kraftfahrzeugsteuer, die Haftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, die Absetzungen für die Abnutzung und die Zinsen eines aufgenommenen Kredites sind bei zulässigem Ansatz der tatsächlichen Kosten, zum Beispiel bei Dienstreisen, in der Rubrik der Gesamtkosten Ihres Schmuckstücks zu berücksichtigen. Park- und Straßenbenutzungsgebühren, die Insassen- und Unfallversicherungen und die Folgekosten von Verkehrsunfällen sind, einzeln aufgelistet, als Reisenebenkosten zu veranschlagen, selbst dann, wenn Sie bereits Ihre Kfz-Kosten mit einem Kilometersatz veranschlagen. Nur auf das Geld Ihrer Verwarn- und Bußbescheide will der Staat nun partout verzichten. Aber schließlich muß ja irgendwer auch diese tollen Straßen mit den bunten Schildern finanzieren.

Verpflegungsaufwand einstreichen. Von der Currywurst bis zum T-Bone-Steak, alles ist abzugsfähig. Und für genug Süßes ist ja bereits gesorgt.

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